Für die öffentliche Verwaltung heißt es bald: Feuer frei für elektronische Rechnungen! Doch was bedeutet das konkret, insbesondere auf rechtlicher und technischer Ebene?
Wir bei Uniplus unterstützen ERechnung mit XRechnung- und auch ZugFerd-Standard. Seien Sie unbesorgt: Wir bahnen Ihnen kompetent einen sicheren Pfad durch den Fremdwörterdschungel. Auch bei Fragen der technischen Umsetzung sind wir gerne behilflich: Wir sind stets up to date, insbesondere was die technischen und rechtlichen Regelungen betrifft. Sie haben Bedarf? Gerne setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung und klären Details und/oder nehmen Ihre Bestellung entgegen.
Lektion 1: Was ändert sich für elektronische Rechnungen?
Gemäß der „Mehrwertsteuerrichtlinie“ (Richtlinie 2014/45/EG) konnten elektronische Rechnungen bisher in vielen verschiedenen Formaten, beispielsweise TIFF oder JPEG, verschickt werden. Das PDF-Format ist bis heute das wohl gängigste. Mit der neuen Richtlinie 2014/55/EU wurde beschlossen, dass ERechnungen nur noch gültig sind, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sind. Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen in XML-, CSV- oder Edifact-Formaten vorliegen müssen, damit eine automatische und maschinelle Auswertung möglich ist.
Die genannten neuen Formate sind jedoch für Menschen nicht auszuwerten. Dies kann vielfach zu Problemen führen! Um den Bearbeitungsprozess der Rechnungen so einfach wie möglich zu halten, ist es gestattet, das neue, strukturierte Format um eines zu ergänzen, das – wie gewohnt – auch für den Menschen lesbar ist. Hier müssen sämtliche Vorschriften, etwa in Bezug auf parallel gestellte Rechnungen, eingehalten werden.
Lektion 2: Die Europäische Norm
Das Normungsinstitut CEN (vergleichbar mit dem deutschen DIN) hat einen Standard für elektronische Rechnungen definiert. Die gelisteten Elemente sind somit grundlegend für alle zu stellenden ERechnungen und müssen zwingend enthalten sein. Die Angaben des Datenmodells sind darüber hinaus auch in sämtlichen nationalen Standards zu verankern – nur so lässt sich eine Verträglichkeit in Gesamteuropa ermöglichen.
Darüber hinaus kann das grundlegende Datenmodell um weitere Felder ergänzt werden, beispielsweise, um länder- und branchenspezifische Einzelfälle abzubilden. Damit es auch hier eine klare, nationale Einheit gibt, sind die Ausprägungen anhand einer Core Invoice Usage Specification (CIUS) expliziert.
Im Umkehrschluss besteht für den öffentlichen Auftraggeber das Gebot, alle Ausprägungen, die der europäischen Norm entsprechen, auch empfangen zu können – darunter fallen sowohl beide Syntax-Definitionen der Norm als auch alle CIUS-Varianten der Mitgliedstaaten und jene der verschiedenen Branchen.
Lektion 3: XRechnung – in Theorie und Praxis
Die XRechnung wird fortlaufend von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) des Landes Bremen entwickelt und befindet sich derzeit in Version 2.0 (Stand: Juni 2020). Zumindest auf Bundesebene ist XRechnung durch eine entsprechende Rechtsverordnung bereits als Standard etabliert. Nur auf den Ebenen der Länder bzw. Kommunen steht die einheitliche, rechtliche Regelung noch aus.
Was XRechnung auszeichnet? Hier sind nicht nur umsatzsteuerliche Pflichtangaben enthalten, sondern auch die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie eine Leitweg-Identifikationsnummer. Insbesondere letztgenannte Nummer ermöglicht dem Rechnungsempfänger, den jeweils zuständigen Rechnungsbearbeiter der eigenen Rechnung zuzuordnen.
In der Praxis unterstützt der Verband elektronische Rechnung (VeR) die Umsetzung der elektronischen Rechnung in Deutschland – insbesondere die künftige Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung. Zweck ist es, die Rechnung möglichst mühelos abzuwickeln – auch für kleinere und mittelständische Unternehmen. Das umfangreiche Planspiel stellt dabei die elektronische Rechnungsstellung hinsichtlich der Vollständigkeit, der Semantik, der Technik sowie der Vertraulichkeit systematisch auf die Probe. Finanziellen Rückhalt erfährt der VeR sowohl von der zentralen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) als auch vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI).
Lektion 4: Was ist denn nun konkret unter ZUGFeRD zu verstehen?
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat: Während die PDF/A-3 Datei für das Menschenauge lesbar ist, bildet die Datei gleichzeitig den Träger der erwähnten XML-Daten. Diese ermöglichen das automatische Auslesen der Rechnung.
2.1.1 ist die aktuelle Fassung von ZUGFeRD (Stand Juli 2020) und entspricht dem französischem Standard Factur-X 1.0 aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem französischen „Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“. Die ursprüngliche Version stammt aus dem Jahr 2014 und wurde vom „Forum elektronische Rechnungen Deutschland“ (FeRD) entwickelt. Ziel war es, auch kleinen sowie mittelständischen Unternehmen mit diesem Datenformat zu einem Standard für elektronische Rechnungen zu verhelfen – noch vor Einführung der europäischen Norm. Inzwischen ist die neuste Version kompatibel zum EU-Standard und eine aktuellere Fassung ist bereits in Arbeit.