Öffentliche Verwaltungen

UNIPLUS digitalisiert komplexe Verwaltungsabläufe – sicher, modular und zukunftsorientiert.

UNIPLUS X3-Fachmodule

Mit den UNIPLUS X3-Fachmodulen stehen öffentliche Verwaltungen leistungsstarke Werkzeuge für die digitale Abbildung ihrer Prozesse zur Verfügung. Ob Ausbildungsverträge, Prüfungsverwaltung, Fortbildungen oder Raumplanung – alle Module basieren auf einer gemeinsamen Datenbasis und ermöglichen eine medienbruchfreie, einheitliche Bearbeitung über alle Verwaltungsbereiche hinweg.

Steuern Sie Abschlussprüfungen zentral, sicher und effizient – von der Planung bis zur Auswertung. Teilnehmende werden direkt aus dem Verwaltungssystem übernommen, einschließlich Sonderfälle und Wiederholer. Die Prüfungszulassung erfolgt strukturiert und bildet verschiedene Prüfungsarten sowie verwaltungsspezifische Abschlussformate ab.

Planen Sie Termine, Räume, Ausschüsse und Prüfer systemgestützt und behalten Sie den Überblick über alle prüfungsrelevanten Ressourcen. Einladungen, Teilnehmerlisten oder Bewertungsbögen lassen sich automatisiert erstellen und revisionssicher ablegen. Ergebnisse werden auf Fach-, Aufgaben- oder Personenebene erfasst, die Notenberechnung erfolgt automatisiert – auch bei dezentraler Durchführung.

Honorare und Aufwandsentschädigungen für Ausschussmitglieder lassen sich direkt über das angebundene Abrechnungsmodul verwalten. Auswertungen, Bestenlisten und Schnittstellen zu zentralen Verwaltungssystemen unterstützen ein transparentes und rechtssicheres Prüfungsmanagement.

Bündeln Sie alle Informationen zu Betrieben, Mitgliedern und Ansprechpersonen zentral in einem durchsuchbaren System – aktuell, strukturiert und anwendungsübergreifend. Kontakte, Kommunikationsdaten, Notizen und individuelle Merkmale stehen über eine einheitliche Oberfläche schnell und übersichtlich zur Verfügung.

Intelligente Such- und Filterfunktionen erleichtern die Datenrecherche auch bei großen Datenmengen. Kontaktverläufe werden automatisch dokumentiert, Wiedervorlagen organisiert und Telefonate über CTI direkt zugeordnet. Für Serienbriefe, Exporte oder Auswertungen stehen passende Funktionen bereit – für ein effektives, serviceorientiertes Beziehungsmanagement mit maximaler Transparenz.

Verwalten Sie Gebäude, Räume und technische Anlagen effizient und nachvollziehbar – von der Vertrags- und Versicherungsdokumentation bis zur Wartung, Reparatur und Störungsbearbeitung. Alle Informationen werden zentral erfasst und lassen sich bei Bedarf nahtlos in Ihr DMS-System integrieren.

Eine angebundene Raumbelegungslogik ermöglicht die automatische Heizungssteuerung nach Bedarf – für optimierte Abläufe und reduzierten Energieverbrauch. Auch Reparatur- und Störungsmeldungen werden systematisch dokumentiert, koordiniert und kontrolliert bearbeitet.

Koordinieren Sie Fortbildungsprüfungen effizient – von der Zulassung bis zur Ergebnisverarbeitung. Prüfungstermine, Raumbelegungen und Ausschusszuordnungen lassen sich strukturiert planen, inklusive Gruppenzuweisung, Prüfungsnummernvergabe und Teilnehmendenorganisation. Die Prüfungsfächerstruktur wird nach Prüfungsart und Qualifikationsstufe abgebildet – bis auf Aufgabenebene.

Zulassungsverfahren werden vollständig unterstützt – inklusive Prüfung der Voraussetzungen, Dokumentenmanagement sowie der Kommunikation per Serienbrief oder E-Mail. Ergebnisse aus anderen Prüfungsstellen können übernommen, Wiederholungen verwaltet und Wartelisten geführt werden.

Prüfungsausschüsse und deren Mitglieder werden zentral gepflegt – inklusive Berufungen, Ehrungen, Honorierung und gezielter Adressselektionen. Prüfungsunterlagen wie Einladungen, Teilnehmerlisten oder Zeugnisse lassen sich filterbasiert erstellen. Auch Veranstaltungen zur Übergabe von Zeugnissen oder zur Ehrung von Jahrgangsbesten sind systemseitig abbildbar. Ein angebundenes DMS kann optional zur revisionssicheren Archivierung genutzt werden.

Das Raumbelegungs- und Informationssystem sorgt für volle Transparenz bei der Nutzung Ihrer Gebäude und Räume. Belegungen lassen sich tagesaktuell anzeigen, zentral steuern und bei Bedarf direkt in Rechnung stellen – inklusive Mietkosten, Catering oder Technik. Alle relevanten Informationen wie Ausstattung, Kapazitäten und Nutzungsarten stehen gebündelt zur Verfügung, Doppelbelegungen werden automatisch erkannt und visualisiert.

Ob Einzelreservierung oder Serienbuchung – Raumnutzungen lassen sich manuell anlegen oder automatisiert aus anderen X3-Fachmodulen übernehmen, z. B. aus der Stunden- oder Prüfungsplanung. Die Vergabe von Zugriffsrechten und Genehmigungen erfolgt individuell über ein abgestuftes Berechtigungssystem. Ergänzt wird das Modul durch eine Ressourcenverwaltung für technische Ausstattung, eine Anbindung an Info-Displays im Eingangsbereich sowie umfassende Schnittstellen zu Facility-Management, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung.

Planen und verwalten Sie Ihre Weiterbildungsangebote effizient – von der Lehrgangsplanung über die Teilnehmerverwaltung bis zur Abrechnung. Das Modul unterstützt die komplette Organisation inkl. Ressourcen- und Dozenteneinsatz, grafischer Stundenplanung mit Kollisionsprüfung sowie individueller Gebührenlogik. Teilnehmermeldungen können manuell oder über das Online-Buchungssystem übernommen, Dubletten automatisch geprüft und Rechnungen direkt veranlasst werden.

Bescheinigungen, Einladungen und Teilnehmerlisten lassen sich über eine Word-Serienbrieffunktion erstellen und personalisieren. Im integrierten Dozentenportal erfassen Ausbilder Bewertungen, Klassenbucheinträge und Anwesenheiten direkt im System. Für jeden Lehrgang steht eine Vor- und Nachkalkulation zur Verfügung – wahlweise mit Integration zur X3-Kosten- und Leistungsrechnung. Optional ist eine Anbindung an Ihr DMS möglich.

Verwalten Sie Eintragungen, Änderungen und Löschungen von Betrieben und zugehörigen Strukturen präzise und rechtskonform – einschließlich Angaben zu Rechtsform, Gründungsdatum, Betriebsart, Standorten oder Zuständigkeiten. Über strukturierte Masken erfassen und pflegen Sie Unternehmensdaten, Ansprechpartner und Berechtigungen zentral und nachvollziehbar.

Individuelle Gültigkeiten, Sonderregelungen oder Löschvermerke lassen sich differenziert hinterlegen. Die automatische Gebührenveranlassung unterstützt eine konsistente und transparente Abwicklung. Umfangreiche Such- und Filterfunktionen, ein nachvollziehbarer Bearbeitungsverlauf und flexible Auswertungen sichern die Datenqualität und ermöglichen eine zielgerichtete Bearbeitung.

Verwalten Sie Ausbildungsverträge zentral, strukturiert und nachvollziehbar. Ob Neuanmeldungen, Änderungen oder Zuordnungen – alle relevanten Daten werden übersichtlich erfasst und lassen sich effizient bearbeiten. Die Vertragsübersicht zeigt sämtliche Informationen auf einen Blick, einschließlich Ausbildungsberuf, Zeitraum sowie beteiligten Einrichtungen oder Kooperationspartnern.

In der Detailansicht prüfen Sie Datensätze gezielt und gleichen sie mit bereits vorhandenen Informationen ab. Abweichungen werden automatisch erkannt und hervorgehoben, sodass fehlerhafte oder unvollständige Angaben schnell identifiziert und korrigiert werden können. Ein integrierter Datenabgleich sorgt dafür, dass ausschließlich konsistente Informationen in die weitere Bearbeitung übernommen werden.

Organisieren Sie Aufgaben und Abläufe strukturiert und abteilungsübergreifend – mit der integrierten Vorgangsbearbeitung von UNIPLUS X3. Ob interne Prozesse, übergreifende Vorgänge oder themenspezifische Fälle: Alle Arbeitsschritte lassen sich zentral erfassen, terminieren, priorisieren und bei Bedarf gezielt an andere Abteilungen oder Mitarbeitende weiterleiten. So entsteht Transparenz im Tagesgeschäft – nachvollziehbar, steuerbar und auswertbar.

Jeder Vorgang besteht aus einem frei wählbaren Thema und beliebig vielen Arbeitsschritten, die einzeln mit Kommentaren, Zieldaten oder Wiedervorlagen versehen werden können. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit ersichtlich – inklusive Statusangabe und Historie. Vorgänge lassen sich gezielt filtern, durchsuchen und in übersichtlichen Listen ausgeben. Ergänzend stehen Ihnen umfangreiche Selektions- und Druckfunktionen sowie ein direkter Zugriff auf archivierte Dokumente zur Verfügung – mit optionaler Integration Ihres DMS.

Die digitale Vorgangsbearbeitung entlastet Ihre Teams, sichert einheitliche Abläufe und erhöht die Nachvollziehbarkeit – von der ersten Erfassung bis zur revisionssicheren Dokumentation. Auch für die Erfassung eingehender Formulare im Kundenportal steht eine Webkomponente zur Verfügung (eVorgangsbearbeitung).

Verwalten Sie alle Adresstypen – von Betrieben über Personen bis zu VIPs – in einer zentralen Datenbank mit einheitlicher Prüf- und Bearbeitungslogik. Eine integrierte Dublettenprüfung, flexible Felddefinitionen je Adresstyp und umfangreiche Verknüpfungsmöglichkeiten sichern Datenqualität und Übersichtlichkeit.

Adressselektionen lassen sich themenbezogen speichern und für Serienbriefe, E-Mails oder Exporte nutzen – stets DSGVO-konform und protokolliert. Verteiler- und funktionsbezogene Adresszuordnungen sowie die automatische Adressübernahme aus externen Quellen runden das System ab.

UNIPLUS X3-Finanz­manangement

Das UNIPLUS X3-Finanzmanagement bildet alle kaufmännischen Prozesse durchgängig und medienbruchfrei ab – direkt auf Basis der zentralen Daten im X3 Core. Alle Module sind exakt auf die Anforderungen öffentlich-rechtlicher Strukturen abgestimmt und sorgen für transparente, effiziente Abläufe.

Verwalten Sie Ihre Anlagegüter effizient und nahtlos integriert in die X3-Finanzbuchhaltung. Alle Abschreibungsverfahren und Buchungslogiken orientieren sich an den aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Berücksichtigt werden unter anderem steuerrechtliche, handelsrechtliche und kalkulatorische Abschreibungen.

Behalten Sie den Überblick über Anschaffungswerte, Buchwerte, Restlaufzeiten, Standorte, Zuordnungen zu Kostenstellen oder Kostenträgern sowie die Abschreibungsverläufe. Jede Bewegung – von der Anschaffung über Umbuchung bis zur Aussonderung – ist lückenlos nachvollziehbar.

Bilden Sie Wirtschaftsgüter, Sammelposten und Sonderabschreibungen ab, nutzen Sie die Vorschaufunktion für Buchungsläufe und erstellen Sie umfassende Auswertungen innerhalb des Systems – ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.

Steuern Sie Ihren gesamten Beschaffungsprozess durchgängig und strukturiert – von der Bedarfsmeldung bis zur Verbuchung. Bedarfe werden elektronisch erfasst, Angebote eingeholt und Bestellungen über ein flexibles Genehmigungsverfahren freigegeben. Wareneingänge und Eingangsrechnungen lassen sich komfortabel abgleichen und revisionssicher verbuchen.

Alle Vorgänge und zugehörigen Dokumente – wie Lieferscheine, Angebote oder Rechnungen – werden zentral in einer digitalen Bestellakte gebündelt. Das sorgt für maximale Transparenz, vollständige Nachvollziehbarkeit und eine nahtlose Integration in Ihre X3-Finanzbuchhaltung.

Steuern Sie Ihre Buchhaltung zentral, sicher und effizient – vom Tagesgeschäft bis zur strategischen Planung. Das mandantenfähige Finanzmanagement bildet sämtliche buchhalterischen Prozesse vollständig ab: Haupt-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, OP-Verwaltung, Zahlungsverkehr, Budgetierung und NKF.

Elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format werden ebenso unterstützt wie parallele Buchungen über Geschäftsjahre hinweg. Flexible Kontenpläne, detaillierte Auswertungen (BWA, GuV, Bilanz) und ein rollenbasiertes Rechtemanagement sorgen für maximale Transparenz und Kontrolle. Die enge Verzahnung mit ERP und DMS ermöglicht durchgängige Workflows – von der Rechnung bis zur Planung.

Rechnen Sie Honorare und Aufwandsentschädigungen für Dozenten, Ausbilder und Prüfungsausschüsse sicher und effizient ab – individuell je Kurs, Lehrgang oder Themengebiet hinterlegt und optional automatisiert aus der Stundenplanung übernommen. Unterschiedliche Abrechnungsverfahren stehen zur Verfügung: von der manuellen Erfassung bis zur automatisierten Erstellung mit Prüfmechanismen wie dem Vier-Augen-Prinzip.

Die Abrechnung erfolgt im Gutschriftverfahren und kann direkt in die X3-Finanzbuchhaltung übergeben oder in ein Genehmigungsverfahren eingebunden werden. Auch Jahresbescheinigungen für Dozenten sowie Finanzamtsübersichten mit zuständigem Amt lassen sich strukturiert und regelkonform erzeugen.

Behalten Sie Erträge, Aufwände und Verursacher zuverlässig im Blick – mit der mandantenfähigen Kosten- und Leistungsrechnung. Aufwands- und Ertragsdaten fließen automatisch aus der X3-Finanzbuchhaltung sowie Modulen wie Lehrgangswesen oder Anlagenbuchhaltung ein und werden verursachungsgerecht bewertet.

Ob Kostenstellenrechnung, Leistungsverteilung oder Nachkalkulation: Das Modul unterstützt die innerbetriebliche Leistungsverrechnung, analysiert Deckungsbeiträge und liefert fundierte Entscheidungsgrundlagen – von der differenzierten Gemeinkostenumlage bis zum Plan-Ist-Vergleich in der Ergebnisrechnung.

Steuern Sie Ihre gesamte Gebühren- und Rechnungserstellung zentral über das integrierte Abrechnungssystem – ob manuelle Einzelrechnungen oder automatisierte Veranlassungen aus den Fachabteilungen. Ein flexibler Produkt- und Leistungskatalog, individuelle Mehrwertsteuerlogiken sowie automatische Kontierungsparameter sorgen für maximale Effizienz.

Rechnungen, Gutschriften und Sammelabrechnungen lassen sich mit individuellem Briefkopf erzeugen, revisionssicher dokumentieren und bei Bedarf direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben. Eine vollständige Protokollierung, Druckwiederholungen sowie optionale Archivierung in Ihr DMS sichern die rechtliche Nachvollziehbarkeit und den komfortablen Zugriff auf alle Abrechnungsdaten.

UNIPLUS X3-Online

Die UNIPLUS X3-Online-Module entlasten die Verwaltung durch standardisierte Abläufe, digitale Antragswege und automatisierte Datenverarbeitung. Alle Informationen aus dem Kundenportal fließen direkt in den X3-Core und stehen dort strukturiert zur weiteren Bearbeitung bereit. Manuelle Zwischenschritte entfallen, die Datenqualität steigt, und die Abläufe in der Verwaltung werden durchgängig und prozessorientiert abgebildet.

Steuern Sie den gesamten Ausbildungsprozess digital – von der Vertragserfassung bis zur Pflege des Ausbildungsvertrages. Neue Ausbildungsverhältnisse  lassen sich online beantragen, prüfen und zur weiteren Bearbeitung übermitteln. Anpassungen oder Änderungen am Vertrag wie Verkürzungen oder Verlängerungen werden strukturiert erfasst und durchgängig dokumentiert. Ein digitales Berichtsheft ergänzt das System und sorgt für eine vollständige Nachverfolgbarkeit des Ausbildungsverlaufs. Alle Daten stehen medienbruchfrei im UNIPLUS X3-Core zur Verfügung.

Verwalten Sie Betriebsstammdaten und Ansprechpartner zentral über das Online-Kundenportal – strukturiert, aktuell und sicher. Steuern Sie Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter flexibel über die integrierte Rechteverwaltung, zum Beispiel für Ausbildungs- oder Prüfungsprozesse. Formulare wie Änderungsanträge oder Bestätigungen stehen digital zur Verfügung, lassen sich direkt ausfüllen und automatisch übermitteln – ohne Medienbrüche und vollständig dokumentiert.

Informieren Sie Ihre Zielgruppen direkt über das Kundenportal oder die Mobile-App – im Falle von Raumänderungen, Kursausfall o.Ä. Benachrichtigungen lassen sich durch die Sachbearbeitung manuell auslösen oder automatisch über definierte Ereignisse generieren. Inhalte erscheinen im Kundenportal, in der App und optional per Push-Mitteilung. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten schnell und zuverlässig erreicht werden – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Bieten Sie eine komfortable Zahlungsabwicklung direkt im Kundenportal oder über einen QR-Code auf Ihren Rechnungen. Diese lassen sich online begleichen, unter anderem per PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift. Alle Zahlungen werden medienbruchfrei in die X3-Finanzbuchhaltung übergeben. Zahlungseingänge, offene Posten und Belege stehen zentral zur Verfügung.

Ermöglichen Sie Dozenten und Prüfern den direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen und Funktionen innerhalb des Kundenportals. Kursbelegungen, Teilnehmerlisten und Honorarabrechnungen stehen digital zur Verfügung und Honorarabrechnungen können bequem beantragt werden. Leistungen, Anwesenheiten und Unterrichtsinhalte werden im digitalen Klassenbuch dokumentiert. Prüfungstermine und Ergebniserfassungen sind übersichtlich aufbereitet.

Organisieren Sie Anträge, Meldungen und interne Abläufe strukturiert über das Kundenportal – mit vollständig integrierter Vorgangsbearbeitung. Die Formulare, die Sie Ihren Zielgruppen im Kundenportal zur Verfügung stellen, lassen sich dabei inhaltlich und strukturell vollständig frei gestalten. Diese können direkt online ausgefüllt, eingereicht und automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Jeder Vorgang wird zentral dokumentiert inklusive Bearbeitungsstatus, Wiedervorlagen, mit einer Historie versehen und medienbruchfrei in die X3-Vorgangsbearbeitung übergeben. So entstehen transparente Abläufe mit revisionssicherer Dokumentation. Ergänzend  können alle eingereichten Dokumente in Ihr DMS-System überführt und dort archiviert werden.

Digitaler Zugriff auf Sitzungen, Gremien und zugehörige Personen. Inklusive Erhalt von Dokumenten ohne Notwendigkeit eines Papierausdrucks oder klassischer Postkommunikation. Tagesordnungen, Protokolle und Sitzungsunterlagen stehen digital zur Verfügung, lassen sich gezielt durchsuchen und auch nachträglich dauerhaft abrufen. Gewähren Sie berechtigten Nutzern Zugriff auf sensible Inhalte. Funktionen wie Foren für den textuellen Austausch sowie Checklisten zur Aufgabenverteilung und Nachverfolgung unterstützen eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit.

Erweitern Sie den digitalen Zugang für Ihre Klientel mit der UNIPLUS Mobile-App. Die App ermöglicht den Zugriff auf Stundenpläne, Kursbuchungen, Lehrverhältnisse und betriebliche Daten – sparen Sie sich den ständigen Ausdruck und Aushang der Stundenpläne. Dokumente aus dem Download-Center sind jederzeit mobil verfügbar. Push-Benachrichtigungen informieren über anstehende Termine oder wichtige Änderungen – ausgelöst direkt aus dem X3-System.

Melden Sie Abschluss- und Fortbildungsprüfungen strukturiert über das Online-Kundenportal an – mit digitaler Erfassung aller prüfungsrelevanten Daten. Zulassungen, Terminierungen und Prüferzuordnungen erfolgen systemgestützt und lassen sich nachvollziehbar verwalten. Prüfungsergebnisse können durch Ausschussmitglieder digital erfasst und an die Verwaltung übermittelt werden.

Auch Anträge auf Wiederholungsprüfungen oder prüfungsbezogene Sonderregelungen lassen sich online abbilden. Alle Daten stehen direkt im X3-Core zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Bieten Sie eine komfortable und durchgängige Abwicklung Ihrer Fort- und Weiterbildungsangebote – von der Seminarsuche, zur Teilnahmebescheinigung bis zum Abruf von Lehrunterlagen. Kurse lassen sich online buchen, verwalten und stornieren – inklusive Warenkorb, Kursübersicht und direkter Rückmeldung über ein integriertes Evaluationstool. Stundenpläne, Teilnehmerdaten und Kursinformationen stehen im Kundenportal jederzeit zur Verfügung. Die gesamte Seminarorganisation ist ganzheitlich mit dem X3-Core verknüpft.

Nutzen Sie moderne KI-Technologie, um die Nutzerfreundlichkeit Ihres Kundenportals spürbar zu erhöhen. Eine intelligente Suchfunktion unterstützt natürliche Sprache und liefert passende Inhalte – zum Beispiel bei Fragen wie „Wie werde ich Bäcker?“. Inhalte lassen sich automatisch in verschiedene Sprachen übersetzen, einschließlich arabischer, türkischer oder ukrainischer Zeichensätze. Künftige Erweiterungen wie ein KI-Chat zur Ausbildungsberatung sind bereits vorgesehen und erweitern die digitalen Möglichkeiten gezielt und praxisnah.

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