Bildungseinrichtungen
Kursplanung, Verwaltung und Abrechnung – alle Bildungsprozesse in einem System gebündelt.
UNIPLUS X3-Fachmodule
Die UNIPLUS X3-Fachmodule unterstützen Bildungseinrichtungen bei der digitalen Verwaltung ihrer zentralen Aufgaben – von der Lehrgangsorganisation über die Belegungsplanung bis hin zur Verwaltung von Internaten und Gästehäusern. Alle Module greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu, sind systemseitig vernetzt und ermöglichen medienbruchfreie Prozesse mit hoher Transparenz. So entsteht eine verlässliche Grundlage für effiziente Abläufe in Verwaltung, Planung und Betreuung.
Bestellwesen
Steuern Sie Ihren gesamten Beschaffungsprozess durchgängig und strukturiert – von der Bedarfsmeldung bis zur Verbuchung. Bedarfe werden elektronisch erfasst, Angebote eingeholt und Bestellungen über ein flexibles Genehmigungsverfahren freigegeben. Wareneingänge und Eingangsrechnungen lassen sich komfortabel abgleichen und revisionssicher verbuchen.
Alle Vorgänge und zugehörigen Dokumente – wie Lieferscheine, Angebote oder Rechnungen – werden zentral in einer digitalen Bestellakte gebündelt. Das sorgt für maximale Transparenz, vollständige Nachvollziehbarkeit und eine nahtlose Integration in Ihre X3-Finanzbuchhaltung.
CRM-System
Bündeln Sie alle Informationen zu Gesellschaften, Mitgliedern und Ansprechpersonen zentral in einem durchsuchbaren System – aktuell, strukturiert und anwendungsübergreifend. Kontakte, Kommunikationsdaten, Notizen und individuelle Merkmale stehen über eine einheitliche Oberfläche schnell und übersichtlich zur Verfügung.
Intelligente Such- und Filterfunktionen erleichtern die Datenrecherche auch bei großen Datenmengen. Kontaktverläufe werden automatisch dokumentiert, Wiedervorlagen organisiert und Telefonate über CTI direkt zugeordnet. Für Serienbriefe, Exporte oder Auswertungen stehen passende Funktionen bereit – für ein effektives, serviceorientiertes Beziehungsmanagement mit maximaler Transparenz.
Internats- und Gästehausverwaltung
Verwalten Sie Internate und Gästehäuser effizient und systemgestützt – von der Belegung bis zur Abrechnung. Zimmer, Verpflegungskategorien und Belegungszeiträume lassen sich flexibel hinterlegen. Eine grafische Verpflegungstabelle ermöglicht die Voreinstellung je Kurs oder Lehrgangsblock. Teilnehmervorschläge basieren auf der Kursanmeldung, Check-ins erfolgen tage- oder wochenweise.
Buchungen können direkt mit der Kursanmeldung verknüpft oder unabhängig davon durchgeführt werden – auch für externe Personen. Die Langzeitbelegung erlaubt eine gezielte Auswahl von Tagen und berücksichtigt automatisch Feiertage oder Ferienzeiten. Einzelzimmerbelegungen, Sperrungen, Verschiebungen, Verlängerungen und Stornierungen lassen sich einfach verwalten. Belegungsänderungen führen automatisch zur Neuberechnung von Preisen.
Für die Kommunikation stehen Word-Serienbriefe zur Verfügung, z. B. Buchungsbestätigungen mit Zugriff auf alle Belegungsinformationen. Die Abrechnung erfolgt direkt im Modul oder durch Übergabe an die Lehrgangsverwaltung. Es werden verschiedene Szenarien unterstützt – von der ÜBA bis zur Weiterbildung.
Zusätzlich stehen umfangreiche Listen, Belegungspläne und Statistiken zur Verfügung. Die integrierte Kautionsverwaltung bildet auch die Rückgabe von Schlüsseln oder Leihmaterial ab. Reservierungen für Firmen ohne Kursbindung sowie die Vorreservierung je Lehrgang sind ebenfalls möglich.
Durch die enge Verzahnung mit dem X3-Core und angrenzenden Modulen wie Seminarwesen, Finanzmanagement oder zentraler Adressverwaltung lassen sich Prozesse durchgängig abbilden – ohne Medienbrüche oder Systemgrenzen.
Raumbelegungs- und Informationssystem
Verwalten Sie Gebäude, Räume und technische Anlagen effizient und nachvollziehbar – von der Vertrags- und Versicherungsdokumentation bis zur Wartung, Reparatur und Störungsbearbeitung. Alle Informationen werden zentral erfasst und lassen sich bei Bedarf nahtlos in Ihr DMS-System integrieren.
Eine angebundene Raumbelegungslogik ermöglicht die automatische Heizungssteuerung nach Bedarf – für optimierte Abläufe und reduzierten Energieverbrauch. Auch Reparatur- und Störungsmeldungen werden systematisch dokumentiert, koordiniert und kontrolliert bearbeitet.
Seminarwesen Fort- und Weiterbildung
Verwalten Sie Eintragungen, Änderungen und Löschungen von Mitgliedern und Gesellschaften strukturiert und rechtskonform. Berufs- und Beteiligungsverhältnisse erfassen Sie systematisch – inklusive Beitragsschlüssel, Tätigkeitsart, Beschäftigungsumfang und Kammerstatus – und bilden so eine vollständige, nachvollziehbare Mitgliedshistorie ab.
Eintragungsverfahren, Anerkennungen und Löschungen bearbeiten Sie über klar strukturierte Masken effizient und nachvollziehbar. Im integrierten Verzeichnis lassen sich Mitgliederzahlen nach Berufsgruppen, Tätigkeitsarten oder Regionen differenziert auswerten. Löschmerkmale sind detailliert hinterlegbar, eine automatische Gebührenveranlassung unterstützt die durchgängige Abwicklung von Beiträgen und Umlagen.
Funktionen wie die Änderungsprüfung und der Import externer Antragsdaten machen das Modul zu einer leistungsstarken Lösung für Ihr Mitgliedermanagement – transparent, rechtssicher und auf die Anforderungen von Architektenkammern zugeschnitten.
Seminarwesen ÜBA (Überbetriebliche Ausbildung)
Steuern Sie Ihre ÜBA-Lehrgänge zentral und automatisiert – von der Planung über die Teilnehmerverwaltung bis zur Abrechnung. Das System ermittelt den Lehrgangsbedarf auf Basis von Beruf und Lehrzeit, plant Ressourcen inklusive Dozenten und Räume mit Kollisionsprüfung und erlaubt eine flexible Teilnehmergruppierung. Dokumente wie Einladungen, Bescheinigungen oder Anwesenheitslisten lassen sich individuell erzeugen.
Gebührenveranlassung, Zuschussabrechnung und elektronische Auszahlungen – etwa mit der SOKA-Bau – sind vollständig integriert. Bewertungsfunktionen, grafische Stundenpläne, Kalkulationen sowie das Dozentenportal ergänzen das Leistungsspektrum. Optional ist eine Anbindung an Ihr DMS möglich.
Vorgangsbearbeitung
Organisieren Sie Aufgaben und Abläufe strukturiert und abteilungsübergreifend – mit der integrierten Vorgangsbearbeitung von UNIPLUS X3. Ob interne Prozesse, übergreifende Vorgänge oder themenspezifische Fälle: Alle Arbeitsschritte lassen sich zentral erfassen, terminieren, priorisieren und bei Bedarf gezielt an andere Abteilungen oder Mitarbeitende weiterleiten. So entsteht Transparenz im Tagesgeschäft – nachvollziehbar, steuerbar und auswertbar.
Jeder Vorgang besteht aus einem frei wählbaren Thema und beliebig vielen Arbeitsschritten, die einzeln mit Kommentaren, Zieldaten oder Wiedervorlagen versehen werden können. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit ersichtlich – inklusive Statusangabe und Historie. Vorgänge lassen sich gezielt filtern, durchsuchen und in übersichtlichen Listen ausgeben. Ergänzend stehen Ihnen umfangreiche Selektions- und Druckfunktionen sowie ein direkter Zugriff auf archivierte Dokumente zur Verfügung – mit optionaler Integration Ihres DMS.
Die digitale Vorgangsbearbeitung entlastet Ihre Teams, sichert einheitliche Abläufe und erhöht die Nachvollziehbarkeit – von der ersten Erfassung bis zur revisionssicheren Dokumentation. Auch für die Erfassung eingehender Formulare im Kundenportal steht eine Webkomponente zur Verfügung (eVorgangsbearbeitung).
Zentrales Adressmanagement
Verwalten Sie alle Adresstypen – von Betrieben über Personen bis zu VIPs – in einer zentralen Datenbank mit einheitlicher Prüf- und Bearbeitungslogik. Eine integrierte Dublettenprüfung, flexible Felddefinitionen je Adresstyp und umfangreiche Verknüpfungsmöglichkeiten sichern Datenqualität und Übersichtlichkeit.
Adressselektionen lassen sich themenbezogen speichern und für Serienbriefe, E-Mails oder Exporte nutzen – stets DSGVO-konform und protokolliert. Verteiler- und funktionsbezogene Adresszuordnungen sowie die automatische Adressübernahme aus externen Quellen runden das System ab.
UNIPLUS X3-Finanzmanangement
Das UNIPLUS X3-Finanzmanagement bildet alle kaufmännischen Prozesse durchgängig und medienbruchfrei ab – direkt auf Basis der zentralen Daten im X3 Core. Alle Module sind exakt auf die Anforderungen öffentlich-rechtlicher Strukturen abgestimmt und sorgen für transparente, effiziente Abläufe.
Anlagenbuchhaltung
Verwalten Sie Ihre Anlagegüter effizient und nahtlos integriert in die X3-Finanzbuchhaltung. Alle Abschreibungsverfahren und Buchungslogiken orientieren sich an den aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Berücksichtigt werden unter anderem steuerrechtliche, handelsrechtliche und kalkulatorische Abschreibungen.
Behalten Sie den Überblick über Anschaffungswerte, Buchwerte, Restlaufzeiten, Standorte, Zuordnungen zu Kostenstellen oder Kostenträgern sowie die Abschreibungsverläufe. Jede Bewegung – von der Anschaffung über Umbuchung bis zur Aussonderung – ist lückenlos nachvollziehbar.
Bilden Sie Wirtschaftsgüter, Sammelposten und Sonderabschreibungen ab, nutzen Sie die Vorschaufunktion für Buchungsläufe und erstellen Sie umfassende Auswertungen innerhalb des Systems – ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.
Bestellwesen (Einkauf)
Steuern Sie Ihren gesamten Beschaffungsprozess durchgängig und strukturiert – von der Bedarfsmeldung bis zur Verbuchung. Bedarfe werden elektronisch erfasst, Angebote eingeholt und Bestellungen über ein flexibles Genehmigungsverfahren freigegeben. Wareneingänge und Eingangsrechnungen lassen sich komfortabel abgleichen und revisionssicher verbuchen.
Alle Vorgänge und zugehörigen Dokumente – wie Lieferscheine, Angebote oder Rechnungen – werden zentral in einer digitalen Bestellakte gebündelt. Das sorgt für maximale Transparenz, vollständige Nachvollziehbarkeit und eine nahtlose Integration in Ihre X3-Finanzbuchhaltung.
Finanzbuchhaltung
Steuern Sie Ihre Buchhaltung zentral, sicher und effizient – vom Tagesgeschäft bis zur strategischen Planung. Das mandantenfähige Finanzmanagement bildet sämtliche buchhalterischen Prozesse vollständig ab: Haupt-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, OP-Verwaltung, Zahlungsverkehr, Budgetierung und NKF.
Elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format werden ebenso unterstützt wie parallele Buchungen über Geschäftsjahre hinweg. Flexible Kontenpläne, detaillierte Auswertungen (BWA, GuV, Bilanz) und ein rollenbasiertes Rechtemanagement sorgen für maximale Transparenz und Kontrolle. Die enge Verzahnung mit ERP und DMS ermöglicht durchgängige Workflows – von der Rechnung bis zur Planung.
Honorarabwicklung
Rechnen Sie Honorare und Aufwandsentschädigungen für Dozenten, Ausbilder und Prüfungsausschüsse sicher und effizient ab – individuell je Kurs, Lehrgang oder Themengebiet hinterlegt und optional automatisiert aus der Stundenplanung übernommen. Unterschiedliche Abrechnungsverfahren stehen zur Verfügung: von der manuellen Erfassung bis zur automatisierten Erstellung mit Prüfmechanismen wie dem Vier-Augen-Prinzip.
Die Abrechnung erfolgt im Gutschriftverfahren und kann direkt in die X3-Finanzbuchhaltung übergeben oder in ein Genehmigungsverfahren eingebunden werden. Auch Jahresbescheinigungen für Dozenten sowie Finanzamtsübersichten mit zuständigem Amt lassen sich strukturiert und regelkonform erzeugen.
Kosten- und Leistungsrechnung
Behalten Sie Erträge, Aufwände und Verursacher zuverlässig im Blick – mit der mandantenfähigen Kosten- und Leistungsrechnung. Aufwands- und Ertragsdaten fließen automatisch aus der X3-Finanzbuchhaltung sowie Modulen wie Lehrgangswesen oder Anlagenbuchhaltung ein und werden verursachungsgerecht bewertet.
Ob Kostenstellenrechnung, Leistungsverteilung oder Nachkalkulation: Das Modul unterstützt die innerbetriebliche Leistungsverrechnung, analysiert Deckungsbeiträge und liefert fundierte Entscheidungsgrundlagen – von der differenzierten Gemeinkostenumlage bis zum Plan-Ist-Vergleich in der Ergebnisrechnung.
Zentrales Gebühren-/Rechnungswesen
Steuern Sie Ihre gesamte Gebühren- und Rechnungserstellung zentral über das integrierte Abrechnungssystem – ob manuelle Einzelrechnungen oder automatisierte Veranlassungen aus den Fachabteilungen. Ein flexibler Produkt- und Leistungskatalog, individuelle Mehrwertsteuerlogiken sowie automatische Kontierungsparameter sorgen für maximale Effizienz.
Rechnungen, Gutschriften und Sammelabrechnungen lassen sich mit individuellem Briefkopf erzeugen, revisionssicher dokumentieren und bei Bedarf direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben. Eine vollständige Protokollierung, Druckwiederholungen sowie optionale Archivierung in Ihr DMS sichern die rechtliche Nachvollziehbarkeit und den komfortablen Zugriff auf alle Abrechnungsdaten.
UNIPLUS X3-Online
Die UNIPLUS X3-Online-Module unterstützen Bildungseinrichtungen bei der durchgängigen Digitalisierung ihrer organisatorischen Abläufe. Ob Kursanmeldung, Prüfungsplanung oder Dokumentenbereitstellung – alle Daten fließen direkt in den X3-Core und stehen dort zur weiteren Bearbeitung bereit. Lehrkräfte, Teilnehmende und Verwaltung profitieren gleichermaßen von transparenten Prozessen, strukturiertem Informationszugriff und einem modernen digitalen Serviceangebot.
Digitale Benachrichtigungsdienste
Informieren Sie Ihre Zielgruppen direkt über das Kundenportal oder die Mobile-App – im Falle von Raumänderungen, Kursausfall o.Ä. Benachrichtigungen lassen sich durch die Sachbearbeitung manuell auslösen oder automatisch über definierte Ereignisse generieren. Inhalte erscheinen im Kundenportal, in der App und optional per Push-Mitteilung. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten schnell und zuverlässig erreicht werden – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Digitale Bezahlplattform
Bieten Sie eine komfortable Zahlungsabwicklung direkt im Kundenportal oder über einen QR-Code auf Ihren Rechnungen. Diese lassen sich online begleichen, unter anderem per PayPal, Kreditkarte oder Lastschrift. Alle Zahlungen werden medienbruchfrei in die X3-Finanzbuchhaltung übergeben. Zahlungseingänge, offene Posten und Belege stehen zentral zur Verfügung.
Digitale Prüfungs- und Lehrorganisation
Ermöglichen Sie Dozenten und Prüfern den direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen und Funktionen innerhalb des Kundenportals. Kursbelegungen, Teilnehmerlisten und Honorarabrechnungen stehen digital zur Verfügung und Honorarabrechnungen können bequem beantragt werden. Leistungen, Anwesenheiten und Unterrichtsinhalte werden im digitalen Klassenbuch dokumentiert. Prüfungstermine und Ergebniserfassungen sind übersichtlich aufbereitet.
Digitale Vorgangsbearbeitung und Formulare
Organisieren Sie Anträge, Meldungen und interne Abläufe strukturiert über das Kundenportal – mit vollständig integrierter Vorgangsbearbeitung. Die Formulare, die Sie Ihren Zielgruppen im Kundenportal zur Verfügung stellen, lassen sich dabei inhaltlich und strukturell vollständig frei gestalten. Diese können direkt online ausgefüllt, eingereicht und automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Jeder Vorgang wird zentral dokumentiert inklusive Bearbeitungsstatus, Wiedervorlagen, mit einer Historie versehen und medienbruchfrei in die X3-Vorgangsbearbeitung übergeben. So entstehen transparente Abläufe mit revisionssicherer Dokumentation. Ergänzend können alle eingereichten Dokumente in Ihr DMS-System überführt und dort archiviert werden.
Gremienportal Online
Digitaler Zugriff auf Sitzungen, Gremien und zugehörige Personen. Inklusive Erhalt von Dokumenten ohne Notwendigkeit eines Papierausdrucks oder klassischer Postkommunikation. Tagesordnungen, Protokolle und Sitzungsunterlagen stehen digital zur Verfügung, lassen sich gezielt durchsuchen und auch nachträglich dauerhaft abrufen. Gewähren Sie berechtigten Nutzern Zugriff auf sensible Inhalte. Funktionen wie Foren für den textuellen Austausch sowie Checklisten zur Aufgabenverteilung und Nachverfolgung unterstützen eine strukturierte und effiziente Zusammenarbeit.
Mobile-App
Erweitern Sie den digitalen Zugang für Ihre Klientel mit der UNIPLUS Mobile-App. Die App ermöglicht den Zugriff auf Stundenpläne, Kursbuchungen, Lehrverhältnisse und betriebliche Daten – sparen Sie sich den ständigen Ausdruck und Aushang der Stundenpläne. Dokumente aus dem Download-Center sind jederzeit mobil verfügbar. Push-Benachrichtigungen informieren über anstehende Termine oder wichtige Änderungen – ausgelöst direkt aus dem X3-System.
Seminarwesen Online
Bieten Sie eine komfortable und durchgängige Abwicklung Ihrer Fort- und Weiterbildungsangebote – von der Seminarsuche, zur Teilnahmebescheinigung bis zum Abruf von Lehrunterlagen. Kurse lassen sich online buchen, verwalten und stornieren – inklusive Warenkorb, Kursübersicht und direkter Rückmeldung über ein integriertes Evaluationstool. Stundenpläne, Teilnehmerdaten und Kursinformationen stehen im Kundenportal jederzeit zur Verfügung. Die gesamte Seminarorganisation ist ganzheitlich mit dem X3-Core verknüpft.
X3-KI Online-Funktionen
Nutzen Sie moderne KI-Technologie, um die Nutzerfreundlichkeit Ihres Kundenportals spürbar zu erhöhen. Eine intelligente Suchfunktion unterstützt natürliche Sprache und liefert passende Inhalte – zum Beispiel bei Fragen wie „Wie werde ich Bäcker?“. Inhalte lassen sich automatisch in verschiedene Sprachen übersetzen, einschließlich arabischer, türkischer oder ukrainischer Zeichensätze. Künftige Erweiterungen wie ein KI-Chat zur Ausbildungsberatung sind bereits vorgesehen und erweitern die digitalen Möglichkeiten gezielt und praxisnah.
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